Diagrama causa - efecto

Un diagrama de Causa y Efecto es la representación de varios elementos de un sistema (causas) que pueden contribuir a un problema (efecto).

Fue desarrollado en 1943 por el Profesor Kaoru Ishikawa en Tokio. También es conocido como Diagrama Ishikawa o Espina de Pescado por su parecido con el espinazo de un pez. Es una herramienta efectiva para estudiar procesos y situaciones, y para desarrollar un plan de recolección de datos.

Esta herramienta gráfica constituye un valioso auxiliar para visualizar, discutir, analizar y seleccionar las bases relevantes que conducen a un resultado determinado. 

Aunque en su desarrollo y uso posterior se presenta en distintas variantes, el eje o espina principal del diagrama se entiende como el resultado o efecto más importante. Las espinas transversales representan las causas.

Se puede comenzar con las llamadas 5M (como factores causales básicos: mano de obra o trabajo, materiales, maquinaria, métodos y misceláneos). Nuevas espinas de menor jerarquía representan causas en el siguiente nivel. Debido a que se emplea para estudiar las causas principales de un efecto que se desea mejorar, no es necesario llegar a un número exagerado de niveles. su presentación facilita el trabajo en grupo y su correspondiente discusión. 

¿Por qué usarlo?

1. Para permitir que un equipo identifique, explore y exhiba gráficamente, con detalles crecientes, todas las posibles causas relacionadas con un problema o condición a fin de descubrir sus raíces.

¿Qué hace?

1. Permite que el equipo se concentre en el contenido del problema, no en la historia del problema ni en los distintos intereses personales de los integrantes del equipo.
2.  Crea como una fotografía del conocimiento y consenso colectivo de un equipo alrededor de un problema. Esto crea apoyo para las soluciones resultantes.
3. Hace que el equipo se concentre en causas y no en síntomas

¿Cómo se hace?

1.  Seleccione el formato de causa y efecto más apropiado.
2. Genera las causas necesarias para construir un diagrama de causa y efecto.
3. Elija un método.

Tema 5. Negociación

La negociación es un proceso de tomar decisiones conjuntas cuando las partes involucradas tienen preferencias diferentes. Las partes involucradas deben llegar a algún acuerdo o consenso respecto a circunstancias o cuestiones que las afectan directa o indirectamente.

Características básicas de la negociación:

1.  Hay, por lo menos, dos partes involucradas.
2. las partes involucradas tienen un conflicto de intereses.
3. las partes están unidas en algún tipo de relación entre ellas.
4. en esta relación, las partes discuten la división o el canje de uno o más recursos específicos.

Estrategia de negociación

1. Negociaciones distributivas: Las situaciones tradicionales de ganar – perder, cantidad fija, donde la ganancia de una de las partes representa que la otra pierda. En las negociaciones distributivas dominan los estilos de manejo del conflicto de imposición y de compromiso. 
2. Negociaciones integrativas: Es la solución conjunta de problemas para lograr resultados que beneficien a ambas partes. Los estilos de colaboración y de compromiso de manejo del conflicto, son dominantes en las negociaciones integradoras.

Habilidades para negociar: el negociador eficaz debe poseer ciertas habilidades que permitan:

1. establecer objetivos bien ordenados.
2. separar a las personas de los problemas.
3. enfocarse en los intereses y no en las posiciones.
4. proponer opciones para que las dos partes ganen.
5. aplicar criterios objetivos para la negociación.

Diagrama de Flujos

Los diagramas de flujo conocidos también como flujogramas son representaciones gráficas de la secuencia de actividades de un proceso.

Además de la secuencia de actividades, el flujograma muestra lo que se realiza en cada etapa, los materiales o servicios que entran y salen del proceso, las decisiones que deben ser tomadas y las personas involucradas en el proceso.

El flujograma hace más fácil el análisis de un proceso para la identificación de sus elementos.

Se usa para:

1. Entender un proceso e identificar las oportunidades de mejora de la situación actual.
2. Diseñar un nuevo proceso, incorporando las mejoras (situación deseada).
3.  Facilitar la comunicación entre las personas involucradas en el mismo proceso.
4. Divulgar, en forma clara y concisa, informaciones sobre procesos.

Símbolos

El flujograma utiliza un conjunto de símbolos para representar las etapas del proceso, las personas o los sectores involucrados, la secuencia de las operaciones y la circulación de los datos y los documentos.

Los símbolos más comunes utilizados son los siguientes:

1. Límites: Este símbolo se usa para identificar el inicio y el fin de un proceso.
2. Operación: Representa una etapa del proceso. El nombre de la etapa y de quien la ejecuta se registran al interior del rectángulo.
3. Documento: Simboliza al documento resultante de la operación respectiva. En su interior se anota el nombre que corresponda.
4. Decisión: Representa al punto del proceso donde se debe tomar una decisión. La pregunta se escribe dentro del rombo. Dos flechas que salen del rombo muestran la dirección del proceso, en función de la respuesta real.
5. Sentido del flujo: Significa el sentido y la secuencia de las etapas del proceso.
Fuente: http://www.infomipyme.com

Tema 4. Toma de decisiones

La toma de decisiones implica escoger la mejor solución posible a una situación específica, aplicando criterios preestablecidos. Este proceso, que puede parecer muy simple, se torna complejo cuando se debe manejar un gran número de criterios y alternativas de solución.  

En la elección de alternativas influye una gran cantidad de factores personales o barreras que influyen en el proceso, entre los que destacan:

1. La cultura del grupo social al que pertenece.
2. Los gustos y predisposiciones de quien toma la decisión.
3. Los recursos disponibles.
4. Exceso de confianza.
5. Percepción tardía.
6. Errores en la toma de decisiones

De igual forma, las personas que tomamos decisiones tenemos una racionalidad limitada, es decir, no pueden conducir un análisis completo y racional porque las decisiones son complejas debido a que no es posible disponer de información completa.

El administrador regularmente actúa dentro de un esquema racionalidad limitada, debido a que siempre existen limitaciones de información, tiempo y certidumbre que restringen la racionalidad.

Dentro de los errores que se producen al momento de tomar decisiones se encuentra la heurística, la cual se define como reglas prácticas que ayudan a simplificar y a resolver problemas, esta se divide en dos:

la heurística de lo disponible que es la tendencia de las personas a fundar sus juicios en la información que está disponible y 

la heurística de lo representativo que es la tendencia de las personas a fundar sus juicios en cosas que ya conocen.

También está el error llamado escala de compromiso lo cual significa que el compromiso con una decisión va aumentando a pesar de que esta produzca información negativa.

La toma de decisiones en grupo es considerada un componente esencial del trabajo administrativo. Las decisiones se toman en grupo cuando los problemas son demasiados grandes para tomar una decisión individual o porque involucra a varias de las áreas funcionales de la empresa.

Ventajas de la toma de decisiones en grupo

1.       Las decisiones de grupos proporcionan información más completa que las individuales.

2.       Las decisiones de grupo cuentan con más variedad de ideas.

3.       La tomas de decisiones de grupo aumenta la aceptación de una solución.

4.       Este proceso, aumenta la legitimidad.

Desventajas de la toma de decisiones en grupo

1. Se consume mucho tiempo.
2. La interacción de un grupo muchas veces resulta ineficiente.
3. Las personas que forman el grupo tal vez  tengan otro rango en el conocimiento del problema.
4. Otro problema sería cuando existen presiones para someterse al grupo.
5. Los pensamientos, afectan los razonamientos críticos.